青岛农业大学合同管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为进一步规范青岛农业大学(以下简称学校)各类合同行为,加强合同管理,防范合同风险,推进依法治校,根据《中华人民共和国民法总则》《中华人民共和国合同法》等法律法规以及《青岛农业大学法律事务管理办法》(青农大校字〔2012〕178号)等规定,结合学校实际,制定本办法。
第二条 本办法所称的合同是指学校(或学校内设机构和科研机构以学校名义)与自然人、法人或其他组织设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。
学校与职工签订的聘用合同和劳动合同,不适用本办法。
第三条 本办法所称的签约责任单位是指负责合同磋商、起草、送审以及具体履行合同内容的学校内设机构和科研机构。
本办法所称的签约主管单位是指学校内负责相关领域工作的具体业务主管部门,包括:国有资产管理处、国际合作交流处、继续教育学院(继续教育管理处)、科技处、人事处、教务处、后勤管理处、学生工作处、团委、基建处、实验室管理处、发展规划处、财务处、审计处等。
第四条 学校按照“分级管理、各负其责”的原则建立合同管理体系。签约责任单位应当就合同中所确定的实体权利义务及其履行过程和后果负责,其主要负责人是合同管理第一责任人,签约主管单位统一审核、监督管理其业务领域内的合同事务,法律事务办公室负责审查合同内容的完备性及合法性。
第五条 未经学校授权,学校内设机构和科研机构不得以学校名义对外签署合同,也不得以学校内设机构和科研机构的名义对外签署合同。
第二章 合同的订立与审核
第六条 签约责任单位应在签约前对合同相对方主体资格、委托代理权限、资信情况等进行核实,并收集、保存相关资料。
第七条 合同应采用书面形式。合同的主要条款应包括:当事人姓名(名称)和住所;合同的标的、数量、质量、价款、报酬及结算方式;双方的权利义务;合同的履行期限、地点和方式;合同的违约责任、法律适用及争议解决方式等。签约责任单位应尽可能将合同纠纷的管辖法院约定在学校所在地,签约责任单位应尽可能使用国家、主管部门或行业协会的标准合同文本。
合同文本由合同相对方起草的,签约责任单位应认真审阅,及时向对方提出修改意见,共同协商确定文本。
第八条 签约责任单位需将拟签订的合同文本先报经签约主管单位进行业务审核,签约主管单位审核之后同意签约的,应在《青岛农业大学对外签约用印专用审批单》(以下简称审批单)上签署“可以签约”的审核意见,签约主管单位审核之后不同意签约的,应在审批单上签署修改意见。
合同经签约主管单位业务审核之后,签约责任单位应至少提前三个工作日持审批单及合同文本报法律事务办公室进行合法性审查。法律事务办公室审查后同意签约的,应在审批单上签署“可以签约”的审查意见;法律事务办公室审查后认为法律风险较大,需要进一步修改合同的,应在审批单上签署修改意见。
第九条 技术服务合同、技术咨询合同、技术委托合同、技术合作开发合同等涉及横向课题的相关合同,由学校科技主管部门进行业务审核同意后即可签约;招标采购合同由学校国有资产主管部门进行业务审核同意后即可签约。以上两大类合同均无需再报法律事务办公室审查。
第十条 涉外合同提交签约主管单位及法律事务办公室审查的,签约责任单位需提供中文文本。因中文文本翻译不准确、内容不一致导致学校合法权益受损或发生纠纷的,由签约责任单位承担相应的责任。
第三章 合同的履行与备案
第十一条 合同履行过程中,出现合同相对方违约或其他争议问题的,签约责任单位应当积极与合同相对方协商解决,协商不成或发现可能严重影响合同履行的情况,应及时报告给签约主管单位,必要时可以向法律事务办公室进行法律咨询,并及时将出现的问题、拟采取的措施向分管校领导汇报,防止损失扩大。
第十二条 合同履行完毕,签约责任单位应当向签约主管单位报告合同的履行情况及结果。
第十三条 签约责任单位应妥善保管所有合同材料并建档备查,同时应根据学校档案管理的要求,将合同档案移交学校档案馆归档。
第四章 合同的责任
第十四条 有下列情形之一,给学校造成损失的,视其情节轻重和造成损失的情况按有关规定给予处理。
(一)未经学校授权擅自以学校名义订立合同的;
(二)未经学校授权,学校内设机构和科研机构以学校内设机构和科研机构名义订立合同的;
(三)签约责任单位未调查合同相对方资信情况、未审查其主体资格、委托代理权限的;
(四)丢失或擅自销毁合同、合同附件以及合同履行过程中形成的各种函件、单据的;
(五)合同涉及学校秘密,有关人员违反保密义务的;
(六)其他未履行合同职责的行为。
第五章 附 则
第十五条 本办法由法律事务办公室负责解释。
第十六条 本办法自发布之日起施行,此前有关规定与本办法有不符之处的以本办法为准。